A digitalizáció, mint ellenszer - Korszerű, hatékony céges megoldások a fertőzésveszély visszaszorítására

A kockázatok csökkentését célzó intézkedések két nagy csoportba sorolhatók: az egyik a személyes érintkezéseket kiváltó intézkedések, a másik az elkerülhetetlen személyes ügyintézés során alkalmazható megelőző lépések.

Vége a jelenléti ívek korának
Az egyik legjelentősebb kockázati tényező a közös eszközök használata, ilyenek a jelenléti ívek, az azok mellett kihelyezett tollak, és kockázatot jelentenek a közösen használt egyéb tárgyak, eszközök is. Érdemes átgondolni, hogy a digitalizáció segítségével hogyan csökkenthetők a veszélyforrások. A jelenléti ívek helyett ma már számos helyen működik a digitális munkaidő nyilvántartás, ami akár beléptető rendszerrel is összekapcsolható. Ezek a rendszerek ma már a hatóságok számára is elfogadottak, mellyel nemcsak a járvány lehetőségét csökkentjük, hanem a cégnél a hatékonyság is növelhető, és nem elhanyagolható vagyonbiztonsági haszna sem.
Kockázatot növelő tényező azonban a beléptetést segítő „vendégkártyák” használata, amely a kártyák forgási sebességének függvényében, akár jelentős problémákat is okozhat. A rizikó részben a fertőtlenítés, részben a használatban lévő kártyák számának növelésével csökkenthető. Korszerűbb, de költségesebb érintésmentes technológia az NFC (Near Field Communication), vagy az RFID (Radio Frequency IDentification), amelyek akár távoli érzékeléssel több méterig képesek az ilyen azonosítóval rendelkező személyek, eszközök, járművel ki- és beléptetésre. Az ilyen rendszerek könnyen implementálhatók más rendszerekhez, többek között az ERP-hez, illetve a HR rendszerekhez, valamint egyéb digitális nyilvántartásokhoz.
A különböző írásos formában vezetett dokumentumok egy része egyszerű, elektronikus űrlapok segítségével is kiváltható, amely önmagában a visszakereshetőséget és az adat archiválást is segítheti.

Iktassuk ki a papírt
A munkatársak közötti információáramlás egyre inkább digitális úton történik, de sajnos a nyomtatott dokumentum még számos cégnél/intézménynél a vállalati kultúra alapvető részét képezi. A kézről-kézre járó papírok kiiktatásával jelentősen csökkenthető a kockázat.
Az ügyfelekkel történő interakció során leggyakrabban a papíralapú számla tartozik ebbe a körbe. De a mára már szinte minden vállalkozásnál meglévő elektronikus számlázó megoldások képesek a számlák elektronikus úton történő kiküldésére. Megfontolandó ennek rutinszerű használata azért is, mert így nemcsak a költséghatékonyság, de a környezettudatosság területén is előre léphetünk.
A papíralapú dokumentumok kiiktatására kiváló példa az Olaszországban szinte általános gyakorlattá vált módszer, mely szerint az éttermi menükártyák helyett QR-kódokat helyeznek el az asztalokon, ennek beolvasásával a vendég saját okostelefonján nézheti végig a napi kínálatot. Ez számos lehetőséget rejt magában: az átadható információk (pl. nyelvi variációk, képekkel történő illusztrálás stb.) jelentősen növelhetők, másrészt a rendelési és kiszolgálási folyamatok is gyorsíthatók. Az, hogy a gyakran műanyaggal bevont étlapok vendégenkénti fertőtlenítésére nincs szükség további előnyt jelent a védekezés szempontjából.
A QR-kódos megoldás egyszerűen alkalmazható más, olyan területen is, ahol több vevő, vendég, látogató ugyanazt a dokumentumot vette eddig kézbe. Az információk weboldalon történő publikálására számos díjmentes – akár magyar nyelvű – lehetőség is létezik, az így generált webcímre mutató QR-kód legenerálására is számos weboldal kínál ingyenes megoldást. A teljességhez hozzátartozik, hogy néhány jogszabály nem ad lehetőséget arra, hogy egy-egy dokumentum helyben olvashatósága kiváltható legyen ilyen módon.
Számos cég előszeretettel alkalmazza a papíralapú kuponokat, nyereményszelvényeket, sok esetben olyan, fényes papírokon, amelynek a felületén nagyobb eséllyel marad meg kórokozó. A „kuponozás” fokozatos, digitális formára történő átállása a munkavállalóknál történő kockázatot is csökkentheti. Ma már számos vállalkozás kínál digitális kupon kibocsátási és terjesztési lehetőséget, amely segítségével telefonon mutatható be a kedvezmény igazolása.

Érintésmentes pénzforgalom
A bankkártyás fizetés széleskörű elterjedése ma már lehetőséget ad a személyes érintkezést nélkülöző fizetésre, ezzel talán az egyik legnagyobb veszélyforrás – a készpénz – jelenléte minimalizálható a céges ügymenetben. Egy üzlet pénztáránál megfelelően elhelyezett, az érintésmentes fizetés lehetőségére emlékeztető tábla jelentősen csökkentheti a készpénzforgalmat. A kártyás elfogadással szembeni gyakori ellenérv az azzal járó költség, amely 0,5-1,5 százalék, azonban a készpénz kezelése is sok esetben jár kiadással.

Automatizált értékesítés
A belépőjegyek és egyéb termékek értékesítését, elővásárlás keretében történő forgalmazását is jelentősen segíthetik digitális megoldások, amelyekkel a sorban állások csökkenthetők, a szociális távolságtartás eredményeképp pedig minimalizálható a kockázat. A különböző termékek (pl. munkavédelmi eszközök) automatából történő árusítása, kölcsönzése is egyre több helyen megjelenik az építőiparban.

A kontaktkutatás hatékonyságáért
A munkatársak, beszállítók stb. által közösen használt termeket, tárgyalókat igénybe vevők nyilvántartása – egy esetlegesen bekövetkező fertőzés esetén – a kontaktkutatást és értesítést segítheti. Az ilyen helyiségek – digitális formában történő – nyilvántartása is segítséget jelenthet.
Szükség esetén hasonlóan hasznos lehet az ún. „kulcsos autók” használatánál az autók használóiról és az abban utazó személyekről történő nyilvántartás vezetése, amire adott esetben egy elektronikus útnyilvántartás is lehetőséget biztosít.
A személyes adatok nyilvántartása esetén azonban fontos kiemelnünk a GDPR által előírt adatkezelői kötelezettségek szabályait.
Mindezeken túl számos egyéb, tematikus célszoftver és digitális megoldás segítheti egy-egy területen a megelőzést vagy a bekövetkezett probléma esetén a kármentés gyorsítását. A Modern Vállalkozások Programjának munkatársai azon túlmenően, hogy a vállalkozások digitális átállásában, fejlődésében nyújtanak díjmentes segítséget, olyan, már működő, digitalizációhoz kapcsolódó, a járvány terjedését gátló megoldások ismertetését is megteszik, amelyekkel csökkenthetőek az adott cégnél a kockázatok.
A díjmentes, helyszíni szolgáltatásunkat a https://vallalkozzdigitalisan.hu oldalon történő regisztrációt követően veheti igénybe

Szerzőnk Koleszár Péter vezető IKT tanácsadó, Modern Vállalkozások Programja